Hoe schrijf je een brief?

De meeste brieven beginnen met “geachte”, maar er komt natuurlijk nog veel meer bij kijken. De afzender, de ontvanger, de datum, alles moet aan bod komen. Hieronder geven wij aan welke elementen hierbij belangrijk zijn. Het artikel is in briefvorm opgebouwd zodat jij direct kunt zien welke elementen jij zelf moet gebruiken. Onderaan de pagina staat een voorbeeldbrief die je kan downloaden om zelf in Word te bewerken.

Brieven schrijven lijkt misschien ouderwets in een tijd van e-mail en WhatsApp, maar er zijn genoeg situaties waarin een brief nog steeds de juiste keuze is. Denk aan een officiële sollicitatie, een bezwaarschrift, een opzegging van een abonnement of een dankbrief. Een brief heeft een formeler karakter dan een e-mail en wordt daardoor serieuzer genomen. Bovendien laat een goed opgebouwde brief zien dat je de moeite hebt genomen om je zaak duidelijk en verzorgd te presenteren.

De opbouw van een brief

Een brief bestaat uit een aantal vaste onderdelen die elk een eigen functie hebben. Door deze onderdelen in de juiste volgorde te plaatsen, ontstaat een brief die er professioneel uitziet en duidelijk overkomt. De onderdelen zijn:

1. Afzendergegevens — wie stuurt de brief?
2. Ontvangergegevens — aan wie is de brief gericht?
3. Datum — wanneer is de brief geschreven?
4. Onderwerp — waar gaat de brief over?
5. Aanhef — hoe spreek je de ontvanger aan?
6. Inhoud — de eigenlijke boodschap.
7. Afsluiting — groet, handtekening en eventueel de afzender nogmaals.

In de volgende paragrafen lopen we ze één voor één langs.

De afzender en de ontvanger

Bovenaan de brief staan de gegevens van de afzender (dat ben jij) en de ontvanger. De afzendergegevens staan doorgaans rechtsboven, de ontvangergegevens linksonder. Het is belangrijk dat beide blokken compleet zijn: naam, straat en huisnummer, postcode en woonplaats. Bij een zakelijke brief kun je ook een eventuele functie of afdeling toevoegen.

Door de afzender en ontvanger bovenaan te vermelden, is direct duidelijk wie wie schrijft en kan de brief later eenvoudig worden gearchiveerd of doorgestuurd naar de juiste persoon.

De datum en het onderwerp

Na de afzender- en ontvangergegevens komt de datum. In Nederland schrijf je de datum meestal volledig uit, bijvoorbeeld “2 januari 2024”. Dit is formeler dan het gebruik van alleen cijfers (“02-01-2024”) en past goed bij een officiële brief.

Het onderwerp is een korte beschrijving van waar de brief over gaat, vergelijkbaar met de onderwerpregel van een e-mail. Het onderwerp wordt meestal vetgedrukt weergegeven, zodat de lezer in één oogopslag ziet waar het over gaat. Voorbeelden van onderwerpen zijn “Opzegging abonnement”, “Sollicitatie functie makelaar” of “Bezwaar tegen aanslag 2024”.

De aanhef

De aanhef is de manier waarop je de ontvanger aanspreekt. De keuze van de aanhef hangt af van de relatie met de ontvanger en de formele graad van de brief:

• “Geachte meneer/mevrouw [naam]” — de meest formele aanhef, gebruikt bij zakelijke brieven.
• “Geachte heer/mevrouw [naam]” — een iets persoonlijkere variant, waarbij je de naam van de ontvanger kent.
• “Beste [naam]” — informeel, voor bekenden of in een wat minder formele setting.
• “Lieve [naam]” — persoonlijk, voor familie en vrienden.

Als je niet zeker weet of de ontvanger een man of vrouw is, kun je het gedeelte “meneer/mevrouw” weglaten en gewoon “Geachte” of “Beste” schrijven. Het is beter om geen aanname te doen dan een verkeerde aanhef te gebruiken.

De inhoud

De inhoud van de brief is het belangrijkste deel. Hierin breng je je boodschap over. Een goede brief-inhoud is gestructureerd: begin met de aanleiding (waarom schrijf je), geef dan de kern van je verhaal, en sluit af met wat je van de ontvanger verwacht of welke actie je ondernomen hebt.

Houd de zinnen helder en niet te lang. Een zin van meer dan twintig woorden leest lastig, vooral als de brief uit meerdere alinea’s bestaat. Gebruik korte alinea’s en verdeel je tekst met witregels, zodat de brief luchtig leest.

Bij een zakelijke brief is het gebruikelijk om de kern in de eerste alinea samen te vatten, zodat de lezer direct weet waar het over gaat. Daarna kun je in de volgende alinea’s dieper ingaan op de details. In een persoonlijke brief mag de opbouw vrijer zijn, maar ook daar geldt: helderheid wint van omhaaltheid.

De afsluiting

Na de inhoud sluit je de brief af met een groet, je handtekening en eventueel nogmaals je naam. De groet hangt af van de toon van de brief:

• “Met vriendelijke groet” — de standaard voor zakelijke brieven.
• “Met vriendelijke groeten” — een veelgebruikte variant.
• “Hoogachtend” — zeer formeel, tegenwoordig zelden gebruikt.
• “Liefs” of “Groetjes” — informeel, voor persoonlijke brieven.

Onder de groet zet je je handtekening en daaronder je naam. Bij zakelijke brieven kun je onder je naam ook je functie of afdeling vermelden, zodat de ontvanger weet in welke hoedanigheid je schrijft.

Tot slot is het netjes om onderaan de brief je bereikbaarheid te vermelden, zoals een telefoonnummer of e-mailadres. Dit kan onder de naam of in een apart blokje onderaan, afhankelijk van de stijl van de brief.

Andere typen brieven

Naast de standaard formele en informele brieven zijn er ook specifieke soorten die elk hun eigen conventies hebben:

• Sollicitatiebrief — bevat een verwijzing naar de vacature, je motivatie en een korte samenvatting van je relevante ervaring. De aanhef is “Geachte” en de brief is zakelijk van toon.
• Bezwaarschrift — formeel, met een duidelijke omschrijving van de beslissing waartegen je bezwaar maakt en je argumenten daarvoor.
• Opzegging — kort en zakelijk, met vermelding van het contractnummer en de opzegtermijn.
• Klacht — zakelijk maar duidelijk, met een omschrijving van het probleem en wat je verwacht dat de ontvanger daaraan doet.

Voor elk van deze soorten geldt dat de structuur van de brief hetzelfde blijft: afzender, ontvanger, datum, onderwerp, aanhef, inhoud, groet, handtekening. Het verschil zit in de toon en de specifieke inhoud.

Een voorbeeldbrief

Hieronder staat de opbouw van een brief in het kort, zodat je in één oogopslag ziet hoe de onderdelen samenhangen:

Afzender

Hans Joestens Zevenwilgenstraat 18 3400 NJ Hilversum

Ontvanger

Marcel Hoester Leeuwenstraat 23 2002 AA Leeuwaarden

Datum: 2 januari 2015

Onderwerp: Hoe schrijf je een brief?

Aanhef: Geachte meneer/mevrouw

Inhoud: Een brief moet goed in elkaar zitten. Hierboven staan de verschillende elementen die in het briefhoofd moeten voorkomen. Je begint met naam en adres van de afzender (dit ben jij vaak zelf) en hieronder de gegevens van de ontvanger. Hierna vermeld je de datum waarop de brief geschreven is en het onderwerp van de brief.

Het onderwerp van de brief kan verschillen van “Opzeggen abonnement” tot “Hoe gaat het?” tot “Sollicitatie vacature”. Brieven bevatten ook een goede aanhef, het is netjes om te starten met “Geachte”, bij minder zakelijke brieven is “hallo” of “beste” ook een goede aanhef. “Meneer/Mevrouw” is optioneel, wanneer jij niet zeker bent welke van de twee de brief gaat lezen kun jij dit gedeelte ook weghalen en gewoon “geachte” of “beste” schrijven. Als je de naam van de ontvanger weet moet je deze in de aanhef vermelden, bijvoorbeeld: “Geachte heer Joestens” of “Beste Hans”.

Hierboven staan de belangrijkste onderdelen van een brief. Op dat moment is het gebruikelijk om naar het einde toe te werken. Hierin bedank je de lezer vaak voor het lezen of vraag je om extra informatie. Jij kunt hier ook zelf meer informatie neerzetten, zoals een telefoonnummer of e-mailadres waar de lezer jou op kan bereiken.

Sluit af met een groet. Op de plek van de handtekening zet jij jouw eigen handtekening, dit komt altijd onder de eindgroet. Het is ook netjes om de afzender onderaan nogmaals te vermelden. Hier hoef jij geen adresgegevens te schrijven, tenslotte geef je die al in het briefhoofd.

Groet: Met vriendelijke groet,

Handtekening

Afzender: Hans Joestens

Download een voorbeeldbrief

Download hier een voorbeeld brief die je zelf kan gebruiken in Word:

Voorbeeldbrief met uitleg Voorbeeldbrief zonder uitleg

De eerste versie bevat opmerkingen die uitleggen wat elk onderdeel doet — handig als je voor het eerst een brief schrijft. De tweede versie is een leeg sjabloon dat je direct kunt invullen met je eigen gegevens en inhoud.